Reserva de salones

Horarios relacionados a la solicitud

  • Toda reserva de un salón se debe realizar con una antelación de al menos tres (3) días hábiles. Si se requiere un servicio adicional, se deben considerar los días requeridos para la solicitud de dicho servicio.
  • Teniendo en cuenta las actividades institucionales definidas en el Calendario Académico, la respuesta, afirmativa o negativa, a una reserva puede realizarse hasta un (1) día antes de la realización de la actividad.
  • El horario de soporte para atención será de 6:30 a.m. a 6:30 p.m. de lunes a viernes. Tenga en cuenta que las solicitudes y sus correspondientes aprobaciones se harán en todo caso a través de la plataforma tecnológica. No se atenderán solicitudes hechas por fuera del sistema.
  • Cualquier cancelación de una solicitud deberá hacerse con al menos dos (2) días hábiles antes del evento. Lo anterior permitirá que otras unidades puedan usar los espacios liberados.

Cuando la actividad se suspenda, el servicio debe cancelarse mínimo tres (3) días hábiles antes del evento en la herramienta 25Live con el fin de ofrecer la oportunidad a otro usuario de hacer uso del salón. Si se verifica la no utilización del salón solicitado, y la no cancelación en los plazos establecidos, Admisiones y Registro dará menor prioridad a las próximas solicitudes que haga la unidad que reservó el espacio

Aspectos generales de reserva

  • Cualquier miembro de la Universidad podrá realizar una reserva de salones.
  • La Universidad de los Andes a través de la Dirección de Admisiones y Registro, administrará y ofrecerá a estudiantes, profesores y empleados la asignación de salones para la realización de eventos que apoyen y complementen toda actividad académica o administrativa dentro de la Universidad. No se atenderán reservas de salones para uso personal, ni para actividades ajenas a la Universidad, ni que estén situados fuera del campus.
  • La reserva de salones se presta de lunes a sábado, 6:00 a.m. a 10:00 p.m., para clases, exámenes finales, actividades académicas y administrativas. En el caso de los exámenes de clasificación, se asignarán los salones el día domingo. Para préstamo de salones en día domingo o festivo, se deberá contar previo a la solicitud de reserva, con la aprobación de la Gerencia del Campus.
  • Una vez reservado y asignado el espacio, no se debe retirar ningún tipo de mobiliario del salón.
  • Admisiones y Registro no asumirá ninguna responsabilidad en eventos que sean promocionados o contratados sin tener la confirmación del salón. El solicitante podrá contar con los salones después de haber recibido la respectiva confirmación en la herramienta de 25Live.
  • Admisiones y Registro sólo atenderá reservas de salones solicitadas en la herramienta 25Live por lo que no se atenderán solicitudes telefónicas, ni por correo electrónico, ni por memorando.
  • Los eventos organizados por más de una unidad o persona deberán definir un único responsable y contacto para solicitar los espacios necesarios y evitar así dobles reservas.
  • Los organizadores del evento asumen la responsabilidad del salón durante el tiempo reservado, por lo tanto, deben velar por el buen uso y cuidado del sitio prestado, además cumplir con los compromisos inherentes al servicio (fechas, horarios, cancelación oportuna de reservas, entre otros). En el evento de daños generados por descuido, mal uso u otra acción diferente al normal funcionamiento, el solicitante asume total responsabilidad, cubriendo los costos necesarios para su arreglo. En caso de faltas a los compromisos se aplicará lo dispuesto en los reglamentos respectivos.
  • A estos lineamientos aplican todas las políticas y directrices definidas por los diferentes órganos de gobierno de la Universidad. Cualquier caso no definido, se estudiará y reglamentará desde la Dirección de Admisiones y Registro.