Áreas comunes

La comunidad puede realizar el préstamo de áreas comunes para la realización de actividades académicas, administrativas y de investigación en espacios diferentes a salones, auditorios y campos deportivos de la siguiente manera:

¿Cómo reservar?

  1. Cuando la solicitud la realiza un profesor o administrativo se debe descargar y diligenciar el formato (Descargar formato) y enviarlo desde el correo del solicitante al correo electrónico areascomunes@uniandes.edu.co. Cuando la solicitud la realiza un estudiante, es indispensable que el estudiante envíe el correo electrónico al profesor para su aprobación. En este caso, el profesor será quien envíe la solicitud al correo areascomunes@uniandes.edu.co aprobando la actividad.
  2. A vuelta de correo recibirá la respuesta a su solicitud en 5 días hábiles.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • La solicitud debe enviarse mínimo 5 días hábiles antes de la fecha prevista para el montaje.
  • El espacio solicitado no puede interferir en las áreas de circulación y evacuación.
  • No se permite venta de comida o de cualquier otro elemento.
  • No se permite contaminación visual.
  • No se autoriza utilizar equipos de sonido que produzcan contaminación auditiva (ejemplo: Megáfonos)
  • Se prohíbe realizar cualquier tipo de cambio locativo en el espacio reservado (Clavar puntillas o similares, pintar pisos, paredes, pegar cintas fuertes, etc.)
  • Se debe entregar el espacio reservado en perfectas condiciones.
  • El uso de los ascensores para montajes solo está autorizado para campañas institucionales y el Consejo Estudiantil .
  • En caso de presentarse daños en el espacio reservado, se evaluará el costo del mismo y será cobrado a la decanatura, área y/o persona responsable de la solicitud de las áreas comunes.

Contáctenos

areascomunes@uniandes.edu.co

Horarios relacionados a la solicitud

  • Las solicitudes de reservas se atenderán de lunes a viernes de 8am a 5pm, considerando un tiempo de respuesta de 3 días hábiles. Y el servicio podrá ser prestado los 7 días de la semana.
  • La solicitud debe hacerse con mínimo 5 días de anticipación al evento. Diseño y construcción es quien autoriza el uso de los espacios de acuerdo a las diferentes actividades.
  • La reserva se debe cancelar con una anticipación mínima de ocho (8) días hábiles al inicio de la actividad, es importante informar en el menor tiempo posible para liberar el espacio y poder asignarlo a otro usuario. Esta cancelación debe hacerse por correo electrónico o a través de la herramienta De esta manera, Áreas comunes acepta y responde a los correos de cancelación.
  • Cuando el usuario requiere modificar la fecha, hora y/o lugar debe hacerlo con 5 días de anticipación en la herramienta de 25Live.

Aspectos generales de reserva

  • La solicitud de áreas comunes la debe realizar las personas autorizadas por las diferentes unidades académicas y administrativas.
  • Si la información está incompleta o se requiera ampliar, se enviará un correo electrónico al usuario para continuar con el proceso por medio de la herramienta 25Live.
  • Si el espacio es aprobado, se debe recoger el sticker de autorización en la oficina ML-Auditorio cabina costado norte el día del evento o montaje debe pegarlo en un lugar visible distinto a paredes, ventanas y pisos. Se recomienda hacerlo en algún elemento de la actividad.
  • El espacio solicitado no puede interferir en las áreas de circulación y evacuación.
  • No ocultar las señalizaciones preventivas o informativas ubicadas en el área. (Instalaciones de pendones, afiches, etc.)
  • No se permite venta de comida o de cualquier otro elemento.
  • No se permite contaminación visual.
  • No se autoriza utilizar equipos de sonido que produzcan contaminación auditiva e interrumpa con las actividades aledañas al espacio confirmado (ejemplo: Megáfonos)
  • Se prohíbe realizar cualquier tipo de cambio locativo en el espacio reservado (Clavar puntillas o similares, pintar pisos, paredes, pegar cintas de adherencia fuerte, etc.)
  • Se debe entregar el espacio reservado en perfectas condiciones.
  • En el caso de zonas verdes, se debe establecer que el sitio debe permanecer en las condiciones en la que se entrega y que cualquier daño debe ser asumido por el usuario.
  • El uso de los ascensores para montajes o publicidad solo está autorizado para campañas institucionales y el Consejo Estudiantil. Únicamente está autorizado colgar los elementos.
  • En caso de presentarse daños en el espacio reservado, se evaluará el costo del mismo y será cobrado a la unidad responsable.
  • El responsable del evento es el encargado de coordinar y/o realizar el montaje y desmontaje de la actividad.
  • El espacio se debe entregar con la actividad totalmente desmontada y desocupada de todos los objetos, cuadros, esculturas, letreros e implementos, adicionalmente se deberá entregar limpio y sin ningún tipo de basura generada en el montaje o en la exhibición.