Restaurantes Externos

10  Restaurantes proceso

Proceso para acceder al servicio de restaurantes externos...

10  Restaurantes

1. Realizar la reserva:

Cada Unidad debe realizar la reserva en el restaurante de su elección por correo electrónico con un mínimo de 4 horas de antelación a la toma del servicio.

En el correo electrónico debe adjuntar el “FORMATO DE SOLICITUD DE RESERVA PARA RESTAURANTES EXTERNOS”, el cual debe contener como mínimo:

  • Unidad (Facultad) y nombre completo de la persona que hace la reserva, indicando la(s) persona(s) a quien se le(s) prestara el servicio.
  • Nombre de quien queda registrada la reserva.
  • Fecha y hora de la toma del servicio.

Esta información debe ser copiada a la persona encargada de realizar la autorización de la orden de servicio, indicando la persona de contacto a la cual el restaurante debe entregar la factura (persona a cuyo nombre quedó la reserva).

2. Confirmación de la reserva

La confirmación de la reserva por parte del restaurante se espera en un tiempo no menor a 3 horas antes de la toma del servicio.

Tanto la Universidad como el restaurante deben informarse uno al otro sobre cualquier eventualidad, inquietud o sugerencia dentro de los tiempos establecidos para evitar cualquier inconveniente.

3. Presentación e identificación en el restaurante

La persona a quien quedo asignada la reserva debe identificarse al ingreso del restaurante con el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad. En caso de no ser funcionario debe identificarse con su documento de identidad y el host del restaurante deberá validar la información contra la reserva.

4. Presentación del menú del restaurante autorizado por la Universidad (si aplica)

Para los restaurantes que aplique al momento de sentarse a la mesa deben presentar el menú definido con anterioridad por la Universidad.

5. Utilización del servicio y presentación del recibo de caja

Es muy importante que la persona a cuyo nombre quedó realizada la reserva revise que cada uno de los ítems cobrados son correspondientes a lo consumido y firme el recibo para que éste sea adjuntado a la factura que será radicada en la Unidad para su respectivo pago.

6. Radicación de la factura

La radicación de facturas es responsabilidad del proveedor quien debe dirigirse a la unidad que realizó la solicitud originalmente, teniendo en cuenta las fechas y condiciones establecidas por la Universidad. Para esté caso, dicha fecha es hasta el día 24 de cada mes en el horario de atención de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 PM y 2:00 a 4:30pm. Las facturas que sean entregadas después del día 25 deberán traer fecha del mes siguiente.

Sin embargo, y con el objetivo de cumplir con los 30 días de pago a partir de la radicación de la factura, dichas facturas tendrán prioridad en cuentas por pagar.

De la misma manera, todas las facturas, cuentas de cobro y/o documentos equivalentes deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, Ley 1231 de 2008 y Código de Comercio.

EVALUACIÓN DEL SERVICIO

Todo servicio prestado por un retaurante externo será evaluado bajo los siguientes parámetros:

- Tiempo de repuesta de la confirmación de la reserva.

- Cumplimiento de la reserva.

- Tiempo y forma en la radicación de la factura.

- Cumplimiento de los estándares de calidad tanto en el servicio como en los productos enunciados por el restaurante.

Cabe resaltar que los restaurantes con los cuales la Universidad ha establecido convenio se han destacado por su excelente calidad, prestación de servicio y seriedad con sus compromisos.