Compras

GENERAL

¿Qué hago si bloqueo mi usuario de SAP?

Debe comunicarse con la Mesa de Servicio DTI ext. 3333

¿Qué sucede si no veo las transacciones en el menú inicial de SAP?

Debe seguir la siguiente ruta:
Detalle / Opciones / Activar la opción de “Visualizar nombres técnicos”

¿Qué sucede si mi rol de compras no tiene la función que requiero y que hoy desarrollo?

El jefe directo será el responsable de dicha aprobación y solicitud a la Mesa de Servicio DTI para la asignación del correspondiente rol.

SOLPED

¿Qué sucede si la política de compras exige más de 1 cotización y no cuento con ellas?

Puede asesorarse con Compras para conseguir las cotizaciones faltantes.

¿Qué sucede si desconozco la imputación que debe llevar el documento de compras?

Debe consultar con el liberador técnico de su unidad.

¿Qué documento se debe utilizar para una compra mixta (bienes y servicios)?

Para este tipo de compra se realizar una Solicitud de Pedido por la transacción ME51N utilizando los materiales de bienes, números de servicios y grupos de artículos según corresponda.

¿Cómo busco las solicitudes de pedido que he realizado?

A través de la transacción ME5A

¿Cómo solicito una compra en efectivo y de carácter urgente?

Las compras en efectivo de caja menor aplican únicamente para montos menores a $720.000 y con proveedores que exijan pago en efectivo. Estas compras deben cumplir el proceso establecido y se debe realizar a través de una Solicitud de Pedido.

PEDIDOS

¿Qué documento uso si requiero la prestación de un servicio?

Debe utilizar el documento Pedido de Servicios.

¿En qué casos un Pedido de Servicios no requiere marcar la aceptación de servicios?

No requieren aceptación de servicios los Pedidos de Servicios de Pago Directo: impuestos, servicios públicos, trámites y licencias, servicios notariales y servicios de restaurante.

¿Puedo modificar o borrar un pedido de servicios que ya tiene aceptación de servicio?

No es factible modificar o borrar un pedido de servicios que ya cuente con aceptación de servicio. Para modificar o borrar es necesario reversar la aceptación del servicio siempre y cuando no se trate de meses cerrados contablemente.

¿Puedo modificar un pedido de servicios ya liberado?

Sí, usted puede modificar un pedido de servicios ya liberado. Las modificaciones de cantidad y/o precio que incrementen el valor total del pedido reiniciaran las estrategias de liberación.

¿Puedo en un pedido de servicios solicitar la compra de bienes?

No, no es factible. En los pedidos de servicio se deben incluir únicamente servicios.

¿Cómo solicito un tiquete aéreo?

Una vez aprobada la cotización del tiquete aéreo debe realizarse y aprobarse la Solicitud de Pedido para ser enviada a la agencia de viajes seleccionada.

¿Puedo visualizar el estatus de mi pedido de bienes y/o servicios (liberación, ingreso de Mercancía, pago de la factura)?

Si, por medio de la transacción ME23N, así:

Liberación: en la cabecera del documento en la vista de estrategia de liberación.
Ingreso de mercancía y pago de factura: en los detalles de posición en la vista de historial de pedido.

PROVEEDORES

¿Qué sucede si no le reciben la factura al proveedor por no tener número de orden de compra?

El proveedor deberá remitirse al área solicitante del bien o servicio para solicitar dicha información.

¿Qué sucede si no está creado el proveedor que requiero para hacer mi orden de compra?

Debe solicitar la creación diligenciando el Formato de registro de proveedor y adjuntando los documentos requeridos al correo creaciontercero@uniandes.edu.co.

ENTRADAS DE MERCANCIA

¿Si manejo algún tipo de almacén ¿Debo ingresar el inventario al sistema?

Sí, siempre que éste se encuentre creado en el sistema SAP.

¿Cómo puedo obtener una valoración de mi inventario si el mismo ya tiene un almacén en SAP?

A través de la transacción MB52.

¿Qué hago si la mercancía me llega dañada o no me coincide la mercancía recibida con lo solicitado en la orden de compra?

Se debe hacer la devolución del bien y la factura al proveedor y no realizar movimientos de entrada en el sistema. Notificar a Gestión de Compras y Activos Fijos.