Administración y Control de Activos

  • Cuáles son las responsabilidades asociadas con la asignación de un activo fijo?

Dar a los Activos Fijos el uso destinado por la Institución para el desarrollo de sus actividades académicas y administrativas.
No exponer los activos fijos a riesgos que comprometan su buen estado y seguridad.
Los activos a su cargo no deben ser retirados de las instalaciones de la Universidad, en caso necesario de retiro debe ponerse en conocimiento del jefe inmediato teniendo en cuenta las responsabilidades mencionadas en este clausulado.
En el momento en que el profesor o empleado se traslade a otra Unidad o se desvincule de la Universidad, deberá entregar a su Jefe Inmediato o a quien se designe, a través de un inventario por desvinculación los activos a su cargo.
Reportar inmediatamente la pérdida o robo de los activos a su cargo al Departamento de Seguridad y Servicios Generales para los trámites correspondientes.
Reportar inmediatamente al área de Activos Fijos las novedades relacionadas con los activos fijos a su cargo tales como: cambio de responsable, cambio de ubicación y reintegro.

  • Que se debe hacer ante la pérdida o hurto de un activo fijo?

Poner de manera inmediata el caso en conocimiento del Departamento de Seguridad y Servicios Generales con el fin de que le indiquen el debido proceso a seguir.

  • Los activos donados por terceros deben ser registrados como activos fijos en la Universidad?

Sí. Se debe seguir el proceso con la Dirección de Desarrollo la cual informa al área de Activos Fijos para realizar el respectivo registro.

  • Los activos donados a terceros deben ser reportados al área de Activos Fijos?

Sí. Se debe informar por escrito al área de Activos Fijos una vez obtenidas las autorizaciones pertinentes del proceso de aceptación de la donación.

  • Qué debo hacer si el código de barras que identifica un activo fijo se encuentra en mal estado?

Enviar un correo electrónico a moviacti@uniandes.edu.co con los datos del equipo con el fin de realizar el cambio del código de barras.

  • Existe un plazo máximo para dar respuesta a las Actas de Activos Fijos con las cuales se formaliza la asignación de estos al responsable?

Sí. A partir de la fecha de recibo del acta de Activos fijos por correo electrónico, el responsable tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para hacer las observaciones que considere o dar por aprobada la información contenida en dicho documento. De no recibir respuesta se dará por aceptada una vez se cumpla el plazo establecido.

  • La solicitud de reintegro de bienes que se realiza con el Formato de Reporte de Novedades de Activos Fijos aplica exclusivamente para bienes que sean activos fijos?

No. Este formato se diligencia para el trámite de reintegro de cualquier bien.

  • Que sucede si al momento de la desvinculación de un profesor o empleado de la Universidad no se ha definido el nuevo responsable de los activos que tenía a cargo?

De acuerdo a la Política vigente de activos fijos el responsable será el jefe inmediato.